Close

Jak rozliczyć całą delegację, dla której istnieje w systemie Polecenie wyjazdu służbowego?

Krok 1

Z menu bocznego wybierz pozycję Polecenia wyjazdu służbowego. Przy Poleceniach, które wymagają rozliczenia, widoczna jest ikona $ – kliknij w nią przy poleceniu podróży, którą chcesz rozliczyć.

Polecenia wyjazdu służbowego w module Delegacje w aplikacji HRnest

Krok 2

Sprawdź poprawność danych przeniesionych z Polecenia wyjazdu służbowego.

Jeśli podróż, którą chcesz rozliczyć, była wyjazdem zagranicznym, zmień pole Rodzaj delegacji z krajowa na zagraniczna. Pojawi się dodatkowe pole, które uzupełnij danymi na temat pojazdu i godzin przekraczania granicy. Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się, w zależności od rodzaju komunikacji:

  • lądowa – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
  • lotnicza – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  • morska – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Jeśli szczegóły delegacji się zgadzają, wybierz przycisk Rozlicz koszty wyjazdu służbowego.

Rozliczenie delegacji w aplikacji HRnest

Krok 3

Kolejnym etapem jest rozliczenie podróży pojazdem (prywatnym lub służbowym) – wypełnij kilometrówkę i zatwierdź ją przyciskiem +. System automatycznie przypisze stawkę zwrotu kosztów za 1 km przebiegu. Jeśli w trakcie delegacji poruszałeś się innym środkiem lokomocji, zostaw to miejsce puste.

Rozliczenie podróży pojazdem służbowym w aplikacji HRnest

Krok 4

Rozlicz się z pozostałych kosztów delegacji, wskazując faktury, rachunki, bilety i inne dokumenty, które upoważniają Cię do zwrotu poniesionych kosztów. Każdą nową pozycję akceptuj przyciskiem +. Jeśli wolisz rozliczyć się ryczałtem, te wiersze możesz zostawić puste.

Rozliczenie kosztów delegacji w aplikacji HRnest

Krok 5

W tej części możesz rozliczyć należne diety. Podpowiedzi w górnej części ułatwiają jej wprowadzenie – nie musisz wyliczać długości diety samodzielnie. Pamiętaj, że pola Liczba pełnych dni i Liczba godzin traktowane są łącznie. Zdefiniowaną dietę dodaj plusikiem.

Rozliczenie diet w aplikacji HRnest

Krok 6

Za noclegi i dojazdy możesz rozliczyć się z pracodawcą nie tylko na podstawie poniesionych kosztów, ale także ryczałtem. Wprowadź pozycje, które Cię dotyczą, a system obliczy należne Ci kwoty.

Rozliczenie ryczałtów w aplikacji HRnest

Krok 7

W przypadku wyjazdu zagranicznego należy także uzupełnić kursy walut, według których zostaną rozliczone koszty, pobierając je z NBP albo wpisując samodzielnie wartość kursu.

Wartość kursu NBP w module Delegacje w aplikacji HRnest

Możesz załączyć skany dokumentów (rachunków, faktur, biletów) przy pomocy formularza znajdującego się na końcu dokumentu.

Dodawanie załączników przy rozliczeniu delegacji w aplikacji HRnest

Jeśli chcesz wrócić później do rozliczenia, aby je dokończyć, wybierz przycisk Zapisz. Jeśli uzupełniłeś wszystkie dane, wybierz przycisk Przekaż do rozliczenia, który kończy fazę rozliczenia przez Pracownika. Po tej czynności rozliczenie trafia do Osoby rozliczającej.

Przekazanie do rozliczenia delegacji w aplikacji HRnest

Ta strona korzysta z ciasteczek.