Close

Jak rozliczyć delegację zagraniczną?

Delegacje zagraniczne mogą być rozliczane tak samo, jak delegacje krajowe – trzeba jednak wprowadzić dodatkowe dane na ich temat.

Krok 1

Z menu bocznego wybierz pozycję Dodaj rozliczenie.

Rozliczenie delegacji zagranicznej przez osobę rozliczającą delegacje w aplikacji HRnest

Krok 2

Wypełnij formularz i zmień pole Rodzaj delegacji z ‘krajowa‘ na ‘zagraniczna‘. Pojawi się dodatkowe pole, które uzupełnij danymi na temat pojazdu i godzin przekraczania granicy. Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się, w zależności od rodzaju komunikacji:

  • lądowa – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
  • lotnicza – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  • morska – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Jeśli szczegóły delegacji się zgadzają, wybierz przycisk Rozlicz koszty wyjazdu służbowego.

Formularz delegacji zagranicznej w aplikacji HRnest

Krok 3

Kolejnym etapem jest rozliczenie podróży pojazdem (prywatnym lub służbowym) – wypełnij kilometrówkę i zatwierdź ją przyciskiem +. System automatycznie przypisze stawkę zwrotu kosztów za 1 km przebiegu. Jeśli w trakcie delegacji pracownik poruszał się innym środkiem lokomocji, zostaw to miejsce puste.

Rozliczenie podróży pojazdem służbowym w delegacji zagranicznej w aplikacji HRnest

Krok 4

Rozlicz pozostałe koszty delegacji, wskazując faktury, rachunki, bilety i inne dokumenty, które upoważniają pracownika do zwrotu poniesionych kosztów. Każdą nową pozycję akceptuj przyciskiem +. Jeśli pracownik woli rozliczyć się ryczałtem, te wiersze możesz zostawić puste.

Rozliczenie kosztów delegacji zagranicznej w aplikacji HRnest

Krok 5

W tej części możesz rozliczyć diety należne pracownikowi. Podpowiedzi w górnej części ułatwiają jej wprowadzenie – nie musisz wyliczać długości diety samodzielnie. Pamiętaj, że pola Liczba pełnych dni i Liczba godzin traktowane są łącznie. Zdefiniowaną dietę dodaj plusikiem.

Rozliczenie diet w delegacji zagranicznej w aplikacji HRnest

Krok 6

Za noclegi i dojazdy pracownik może rozliczyć się z pracodawcą nie tylko na podstawie poniesionych kosztów, ale także ryczałtem. Wprowadź pozycje, które dotyczą danego pracownika, a system obliczy należne mu kwoty.

Rozliczenie ryczałtów w delegacji zagranicznej w aplikacji HRnest

Krok 7

Uzupełnić kursy walut, według których zostaną rozliczone koszty. Możesz je pobrać z NBP albo wpisując samodzielnie wartość kursu.

Kursy walut według których jest rozliczona delegacja zagraniczna w aplikacji HRnest

Możesz załączyć skany dokumentów (rachunków, faktur, biletów) przy pomocy formularza znajdującego się na końcu dokumentu.

Dodawanie załączników do rozliczenia delegacji zagranicznej w aplikacji HRnest

Krok 8

Po uzupełnieniu wszystkich danych kliknij Przelicz. Jeśli wyliczenia są poprawne, wybierz przycisk Zapisz rozliczenie.

Przeliczenie i zapisanie rozliczenia delegacji zagranicznej w aplikacji HRnest

Ta strona korzysta z ciasteczek.