HRnest posiada kilka metod ewidencjonowania i rozliczania nadgodzin. Znajdź najbardziej odpowiednią dla siebie i dopasuj ją do praktyk stosowanych w Twojej firmie. Zobacz poniżej, jakie możliwości daje Ci HRnest.
Metoda 1 – ewidencjonowanie i rozliczanie nadgodzin z wykorzystaniem harmonogramów
Metoda ta sprawdzi się w sytuacji, kiedy chcesz mieć możliwość oznaczenia wypracowanych przez Pracownika nadgodzin jako:
- opłacone przez pracodawcę,
- odebrane wnioskiem ‘Wolne za nadgodziny’ lub
- kiedy chcesz je przenieść do nowego harmonogramu i rozliczyć w kolejnym okresie rozliczeniowym (np. nowym miesiącu, czy kwartale).
Rozpocznij od ułożenia dla pracowników harmonogramu pracy – na jego podstawie system będzie weryfikował wszelkie odchylenia od założeń grafiku (wykaże nadgodziny lub zasygnalizuje, że pracownik nie wypracował przypadającego na ten okres całego wymiaru czasu pracy).
Przykład:
Pracownik zarejestrował 10 h pracy przy założeniu, że w tym dniu miał do przepracowania 8 h.
HRnest zarejestrował 2 nadgodziny, widoczne m.in. w raporcie Wykonanie harmonogramu (szczegóły dla danego pracownika).
Chcąc rozliczyć stan nadgodzin do wyboru masz 3 opcje:
- Oznaczenie nadgodzin jako zapłacone (instrukcja), wówczas bilans nadgodzin obniża się/zeruje w zależności od tego, za ile nadgodzin chcemy pracownikowi zapłacić. Oznaczenie zapłaconych nadgodzin może wykonać administrator konta Działu kadr.
- Wystawienie wniosku ‘Wolne za nadgodziny’ – ta czynność również spowoduje automatyczne obniżenie bilansu nadgodzin. Wniosek może być wystawiony przez Pracownika, Kierownika lub Dział kadr – w zależności od ustawionych uprawnień.
- Przeniesienie nierozliczonych nadgodzin do kolejnego okresu rozliczeniowego (instrukcja) – opcja importu nadgodzin widoczna jest w raporcie Wykonanie harmonogramu nowo ułożonego harmonogramu pracy.
Metoda 2 – ewidencjonowanie i rozliczanie nadgodzin w oparciu o raport Ewidencja czasu pracy
Ta uproszczona metoda pozwoli Ci na rozliczanie nadgodzin wnioskiem ‘Wolne za nadgodziny’ w ramach jednego miesiąca, czy okresu rozliczeniowego.
Przykład:
We wtorek pracownik zarejestruje nadgodziny np. w wymiarze 3h.
W środę tego samego miesiąca pracownik rejestruje skrócony dzień pracy (np. 5h przy założeniu, że jego dzienna norma to 8h) oraz wystawia wniosek: ‘Wolne za nadgodziny’, ustawiając wniosek na niepełny dzień i wybierając 3 godziny, które chce odebrać. Dzięki tym czynnościom, HRnest automatycznie wyrówna liczbę przepracowanych godzin z obowiązującym wymiarem czasu pracy.
Metoda 3 – ewidencjowanie nadgodzin wnioskiem ‘Rejestracja nadgodzin’ i rozliczanie ich wnioskiem ‘Wolne za nadgodziny’
Czasami pracodawca nie chce, aby jego pracownicy wykazywali nadgodziny w ewidencji czasu pracy, a rozliczenie nadliczbowych godzin prowadzone jest w osobnych arkuszach/zestawieniach.
Jeśli zależy Ci na tym, żeby wszystkie te procesy nadzorować w HRnest, wykorzystaj do tego sekcję Urlopy i opcję rejestrowania nadgodzin wnioskiem ‘Rejestracja nadgodzin’. Aby odebrać nadgodziny, wystarczy złożyć wniosek ‘Wolne za nadgodziny’.
Dodatkowo jeśli chcesz mieć pewność, że pracownik nie wybierze wolnego powyżej liczby zarejestrowanych nadgodzin możesz włączyć opcję, która sparuje oba wnioski i będzie pilnować przekroczeń (skontaktuj się z nami w tej sprawie)
Co więcej, na każdy z powyższych typów wniosków możesz nałożyć limit – indywidualny (różny dla poszczególnych pracowników) lub globalny (jednakowy dla całej firmy) – który ograniczy niekontrolowaną rejestrację. Ustawień tych dokonasz w Konfiguracji, a szczegółową instrukcję znajdziesz tutaj.
