Close

Planowanie urlopów w firmie – czy nie da się łatwiej?

Tabelki w Excelu, niefunkcjonalne korporacyjne Intranety, papierowe wnioski wędrujące między działami – firmy różnie sobie radzą z planowaniem urlopów. Albo raczej: różnie sobie z nim nie radzą. Wydawałoby się, że nie ma nic prostszego, niż ogarnięcie kalendarza urlopów oraz zarządzanie obiegiem wniosków wystawionych przez poszczególnych pracowników. Otóż nic bardziej mylnego. Ta banalna z pozoru czynność administracyjna potrafi zabrać sporo czasu i wysiłku. Może też prowadzić do nieporozumień i wytworzyć spory bałagan. Przyjrzyjmy się bliżej tym trudnościom i zobaczmy, co można na nie poradzić.

Brak przejrzystości w zaplanowanych nieobecnościach

Po pierwsze, firmom brakuje całościowego obrazu planowej nieobecności. Pracownicy mają różne zamiary i potrzeby związane z dniami wolnymi, a firma – z planowaniem pracy i rozłożeniem zadań. To ostatnie jest szczególnie istotne w „gorących” dla danej branży okresach, kiedy pracy jest więcej i każda para rąk jest na wagę złota. Niestety, zazwyczaj brakuje dobrej metody na powiązanie tych informacji ze sobą, co pozwoliłoby na porównanie zapotrzebowania i znalezienie zdrowego kompromisu. W rezultacie pracownicy planują urlopy w okresie, kiedy będą potrzebni w pracy, pracodawcy nie są zorientowani, kto, kiedy i na jak długo chce „zniknąć”. Do tego nikt do końca nie ma pewności, czy plany urlopowe pracowników się na siebie nie nakładają.

Planowanie urlopów i problemy z komunikacją

Po drugie, w firmach nawala komunikacja. Proszenie o należny urlop bywa dla niektórych pracowników stresujące lub co najmniej kłopotliwe. Nie każdy czuje się na tyle pewnie, by otwarcie prosić bądź negocjować urlop np. w sezonie letnim. Inni zaś nie mają z tym najmniejszego problemu – zwłaszcza jeśli mają dobre relacje z przełożonym. W dużej firmie może to doprowadzić do pogorszenia relacji na linii pracownik-przełożony oraz pomiędzy samymi pracownikami. A źle zarządzany konflikt interesów dotyczący planowania urlopu może szybko popsuć atmosferę w najlepszej nawet firmie.

Nieprzestrzeganie przepisów prawa

Po trzecie, firmy nieogarniające prawidłowego wykorzystania dni wolnych mogą nieumyślne łamać prawo. Jak wiesz, limit dni urlopowych, ich dostępność i prawidłowe wykorzystanie są regulowane przez odpowiednie przepisy. Firmy mają obowiązek się ich trzymać, jednak w sytuacji, gdy brakuje przejrzystego systemu zarządzania dniami wolnymi, upilnowanie wszystkiego może się okazać bardzo trudne. Zwłaszcza jeśli wymaga ciągłego przekopywania się przez papierowe wnioski albo przenoszenie i aktualizowanie danych między tradycyjnymi wydrukami, e-mailem oraz plikiem Excel. W razie kontroli odpowiedniego urzędu firma może mieć kłopoty.

Elektroniczne wnioski urlopowe

Z HRnest masz dostęp do aktualnych informacji z dowolnego miejsca i urządzenia

Opisane powyżej sytuacje są nam dobrze znane, dlatego postanowiliśmy je rozwiązać tworząc nasze rozwiązanie. Przyjęło ono postać prostej w obsłudze platformy internetowej do zarządzania nieobecnościami w firmie i nie tylko.

Przejrzystość i kompletność

Po pierwsze, system urlopowy online zapewnia przejrzysty ogląd sytuacji w skali całego przedsiębiorstwa oraz jasny dla wszystkich obieg informacji. Dzięki czytelnemu grafikowi, który obejmuje wszystkie działy Twojej firmy, masz bieżący podgląd kalendarza pracy i wykorzystania urlopów. Możesz udostępnić podgląd tego kalendarza całym działom i ich przełożonym, by mogli sprawniej rozeznać się w zaplanowanych nieobecnościach i lepiej skoordynować między sobą urlopowe plany.

Podgląd planowania urlopów w systemie HRnest
Kalendarz nieobecności pracowników w wybranym okresie. Wszystkie typy wniosków dla wszystkich form zatrudnienia.

Wygoda, szybkość i transparentność

Po drugie, elektroniczne wnioski urlopowe ułatwiają proces uzyskiwania zgody na dni wolne. Już nie trzeba iść do szefa i negocjować, nie trzeba też drukować i wypisywać ręcznie formularza, który zresztą marnuje papier, przyczynia się do niepotrzebnej wycinki drzew i zawsze może się gdzieś zawieruszyć. Do złożenia wniosku wystarczy raptem kilka kliknięć, podobnie jak do jego akceptacji bądź odrzucenia przez przełożonego. Dostęp do platformy jest możliwy z dowolnego miejsca na ziemi, co jest bezcenne zwłaszcza dla pracowników będących w ruchu – ale także podczas coraz bardziej popularnej pracy zdalnej. Do tego o każdej zmianie statusu wniosku w systemie osoby zainteresowane powiadamiane są e-mailem! Żegnajcie niekomfortowe rozmowy i niedopowiedzenia, witajcie przejrzystość i partnerstwo we wzajemnym pilnowaniu interesów obu grup – pracowników i pracodawcy. 🙂

Podgląd nieobecności w narzędziu do planowania urlopów HRnest
Dodatkowo dostępny jest również podgląd nieobecności, przydany zwłaszcza przy pracy zdalnej lub hybrydowej.

Zgodność z przepisami i spokojny sen

Po trzecie, korzystanie systemu urlopowego online daje Ci pełny, bieżący obraz wykorzystania nieobecności w firmie, przez co nie przegapisz niczego i nie złamiesz przepisów. System taki obsługuje wszystkie rodzaje wniosków o nieobecność, dla wszystkich typów umów. Rozbudowane opcje filtrowania danych dają Ci błyskawiczny dostęp do poszukiwanych informacji. W razie potrzeby możesz z łatwością wygenerować potrzebne zestawienia i analizy, wymieniać dane z własnym systemem kadrowo-płacowym oraz – a jakże! – wyeksportować sobie dowolne dane do Excela. 😉

Planowanie urlopów z HRnest jest proste

Jak więc widzisz, wprowadzenie systemu do elektronicznych wniosków urlopowych oszczędzi czas, wysiłek i stres Twoich pracowników, oraz Twój własny. Do tego zaoszczędzisz wiele ryz papieru. 🙂

Nie zastanawiaj się więc i przetestuj bezpłatnie HRnest – bezpieczne i zgodne z RODO narzędzie do zarządzania nieobecnościami.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.