Jak sprostać najważniejszym obowiązkom pracodawcy wobec pracownika? 

Wiele osób aspiruje, by założyć własną firmę. Rola pracodawcy wiąże się z ogromną satysfakcją i dużą niezależnością. Z drugiej strony, obowiązki pracodawcy zdają się nie mieć końca. Pilnowanie ich wszystkich, zwłaszcza przy rozbudowanym zespole, może przyprawiać o zawrót głowy.  

Jakie są podstawowe obowiązki pracodawcy i jak sobie z nimi dobrze radzić? Jak działać, by nie sprowadzić na siebie masy stresu i niepotrzebnych kosztów?  Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się więcej na ten temat.

Podstawowe obowiązki pracodawcy wobec pracownika

Zgodnie z kodeksem pracy na pracodawcy ciąży bardzo duża ilość obowiązków. M.in. to:  

• Pilnowanie ewidencji czasu pracy 
• Udzielanie należnego pracownikom urlopu 
• Obliczanie nadgodzin
• Rozliczanie pracowników zgodnie z umowami 
• Pilnowanie terminów ważności umów, aktualności badań lekarskich czy szkoleń BHP

Doświadczenie wielu firm, w tym także naszych klientów, pokazuje, że ani papierowy system, ani Excel nie pomagają zapanować nad chaosem związanym z taką ilością zadań. Aby łatwiej wprowadzać, filtrować oraz znajdować potrzebne informacje, najlepiej korzystać z zaawansowanego, ale prostego w użyciu narzędzia. 

Korzystanie z odpowiedniego narzędzia zapewni Ci możliwość wyciągnięcia danychza pomocą kilku kliknięć. System powinien zawierać także funkcję eksportowania raportów oraz archiwizowania wszystkich dokumentów w jednym miejscu. Wykorzystywanie zaawansowanego systemu podczas zarządzania przedsiębiorstwem, pozwoli również uniknąć wielu pomyłek podczas wypełniania dokumentów. 

Jak ułatwić zarządzanie czasem pracy w firmie? 

Tradycyjne metody ewidencji czasu pracy, takie jak papierowe rejestry czy arkusze Excel, często nie są wystarczająco efektywne w obliczu dynamicznie zmieniających się wymagań współczesnego rynku pracy. W obecnych czasach istnieje wiele alternatywnych rozwiązań używanych do rejestracji czasu pracy. Dlatego warto zwrócić uwagę na nowoczesne systemy do ewidencji czasu pracy, które umożliwiają szybkie i dokładne zarządzanie czasem pracy pracownika. Niezależnie od tego, czy posiada zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony. 

System do ewidencji czasu pracy pozwala na szybkie i bezproblemowe ewidencjonowanie godzin wykonywania pracy. Samo ewidencjonowanie odbywa się za pomocą kilku kliknięć, a wszystkie dane mogą być dostępne w jednym miejscu. Wdrożenie w firmie systemu do elektronicznej ewidencji czasu pracy i prowadzenia kartoteki pracowniczej to szybki proces. Większość danych można łatwo zaimportować. Narzędzie odciąży administrację i zwiększy wydajność Twojej firmy. 

W HRnest możesz zdecydować w jaki sposób pracownik będzie rejestrować swój czas pracy. Do wyboru dostępnych jest 5 opcji:

• system Start/Stop, 
• elektroniczna lista obecności, 
• automatyczna rejestracja czasu pracy, 
• rejestrator godziny wejścia i wyjścia pracownika w postaci aplikacji skanującej kody QR, 
• wskazywanie przepracowanego czasu pracy pracowników (także przez przełożonych i dział HR).

Z łatwością dopasujesz jedną z powyższych metod do specyfiki Twojego przedsiębiorstwa. Większość naszych klientów wdraża system w ciągu około 8 godzin. W organizacji do 100 osób zajmie tylko 1 dzień. W przypadku dużej ilości danych możesz skorzystać z przygotowanych szablonów Excel. Prawidłowo wypełnione i zaimportowane ponownie szablony pozwolą na automatyczne wypełnienie danych w systemie. 

Rejestracja czasu pracy podczas pracy zdalnej

W związku z rosnącą popularnością pracy hybrydowej i zdalnej, należy prawidłowo ewidencjonować czas pracy wykonywanej poza miejscem zakładu pracy. Przy wyborze odpowiedniego narzędzia, należy zwrócić uwagę na posiadanie tej możliwości. Pozwoli to na właściwy obieg informacji w organizacji i zapewni poprawność dokumentacji. 

HRnest umożliwia nie tylko rejestrację czasu pracy, ale także wskazanie miejsca pracy w przypadku pracy zdalnej bądź delegacji. Pracownik, lub dział HR, może wprowadzić do narzędzia adresy pobytu. Podczas ewidencjonowania godzin pracy należy tylko wybrać odpowiednie miejsce, wskazane wcześniej w adresach pracownika. 

Tworzenie grafików i rozliczanie nadgodzin 

Podstawową funkcją potrzebną przy ewidencji czasu pracy jest stworzenie przejrzystego dla wszystkich grafiku. Odpowiednio ułożony grafik, zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, pozwala na lepszą organizację wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach. W HRnest perspektywa pracownika jest prosta: widzi on swoje przepracowane godziny pracy, ale także plan na najbliższy okres. Może on zaznaczać tam swoją obecność i przedział czasowy w jakim pracował – wszystkie te informacje są widoczne dla działu kadr oraz pracodawcy.

Narzędzie HRnest zawiera takżeautomatyczne przeliczanie nadgodzin i godzin nieprzepracowanych. Dzięki systemowi można  łatwo podejrzeć – przez wybrane przez pracodawcę upoważnione osoby – dni, w jakie pracownicy z konkretnego działu są dostępni. Zapewnia to przejrzysty i prosty kalendarz pracy.

Jak rozliczać urlopy? Elektroniczne wnioski urlopowe  

Na czas pracy pracownika wpływa także liczba jego dni wolnych. Pracodawca jest obowiązany do dbania o to, aby każdy pracownik otrzymał należne mu dni wolne, ale także by raz w roku otrzymał minimum 14-dniowy okres urlopowy. Jako zwierzchnik możesz także dodawać niestandardowe dni urlopowe. W systemie HRnest znajdziesz już ponad 170 rodzajów wniosków do wyboru, które aktualizowane są wraz z potrzebami firm – jednym z nich jest np. wniosek o odbiór nadgodzin. Już przy składaniu przez pracownika wniosku zaznaczyć można osobę zastępującą, która przejmie obowiązki (w tym także czas pracy) danego pracownika.  

Z perspektywy pracodawcy wyliczanie urlopu, jego obowiązkowość, a także elastyczność, to skomplikowany temat. Aby dowiedzieć się o tym więcej zachęcamy do przeczytania naszego artykułu – Urlop zgodny z prawem – czy to takie proste?

Obowiązki pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy i dokumentacji pracowniczej 

Stosunek pracy to więź. Niezależnie od tego czy jest w pełnym lub w niepełnym wymiarze. W zakresie BHP pracodawca ma podstawowe obowiązki związane z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na terenie zakładu pracy. Wiąże się to z odpowiednim wyposażeniem stanowisk pracy oraz szkoleniem pracowników z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Przełożony musi również pamiętać o pilnowaniu terminów szkoleń czy aktualności badań lekarskich. Zatrudniający może prowadzić i przechowywać zarówno papierową, jak i elektroniczną dokumentację dotyczącą wykonywania pracy przez pracowników.  Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy musi wydać pracownikowi świadectwo pracy. W zakresie dokumentacji, pracodawca jest zobowiązany prowadzić akta pracownicze zgodnie z obowiązującymi regulaminami i zasadami prawa pracy, co obejmuje m.in. ewidencję czasu pracy i potrąceń z wynagrodzenia.

Osoba zatrudniająca jest odpowiedzialna za organizację pracy w taki sposób, aby zapewnić pełne wykorzystanie czasu pracy przez pracowników. Przyczynia się to do osiągania wydajnej i jakościowej pracy. W kontekście pracy zdalnej, pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki do wykonywania określonego rodzaju pracy oraz zachować przestrzeganie czasu pracy. Organizacja pracy, zarówno na poszczególnych stanowiskach pracy, jak i w przypadku pracy zdalnej, powinna odzwierciedlać politykę zapobiegającą wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym. Jest to kluczowe dla zapewnienia bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy. Wymaga to systematycznej edukacji pracowników w tym zakresie oraz zapewnienia im dostępu do niezbędnych informacji i środków ochrony.

Wszystkie działania powinny być zgodne z przepisami prawa pracy, a także wewnętrznym regulaminem przyjętym u danego pracodawcy. Działania te nie tylko chronią pracowników, ale również zapewniają zgodność działań zatrudniających z prawem, co ma znaczenie zarówno dla pracowników, jak i dla samego pracodawcy w razie ewentualnych sporów rozstrzyganych przez sąd pracy.

System HRnest umożliwia przechowywanie dokumentacji, a także ustawianie przypomnień dotyczących ważnych terminów. Zadbasz, by ważne sprawy nie uszły Twojej uwadze.

Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej – świadectwo pracy

Pracodawca jest także zobligowany do przechowywania przez 10 lat dokumentów pracowniczych. Należą do nich akty osobowe pracowników, a także dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem do pracy, m.in.: 

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą m.in: ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych oraz stosowania indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• świadectwo pracy. 

W kontekście dokumentacji pracowniczej, zleceniodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy po zakończeniu stosunku pracy, niezależnie od tego, czy praca była wykonywana na czas określony czy nieokreślony. Świadectwo pracy powinno być wydane niezwłocznie, zgodnie z przepisami prawa lub umową o pracę. Pracodawca musi również zadbać o należyte prowadzenie dokumentacji związanej z czasem pracy, wynagrodzeniem, a także ewentualnymi potrąceniami z wynagrodzenia pracownika określonych sum pieniężnych.

Równość w miejscu pracy

Osoba zatrudniająca powinna przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu. Równość w miejscu pracy jest fundamentalnym aspektem, który każdy przełożony musi uwzględniać w swoich działaniach. Obowiązki pracodawcy w tym zakresie obejmują zapewnienie warunków pracy, które są bezpieczne i higieniczne dla wszystkich pracowników, Niezależnie od tego, czy są zatrudnieni na pełnym, czy w niepełnym wymiarze czasu pracy. Pracodawca jest obowiązany przestrzegać przepisów dotyczących równego traktowania w miejscu pracy. Obejmuje to przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu oraz zapewnienie równych możliwości zatrudnienia i awansu dla wszystkich pracowników.

Przełożony powinien również zapewniać pełne wykorzystanie czasu pracy pracowników, jednocześnie dbając o ich dobrostan i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. To obejmuje organizowanie pracy na wyznaczonych stanowiskach w taki sposób, aby była ona mniej uciążliwa i bardziej efektywna, zgodnie z przepisami prawa pracy i umową o pracę. Dostęp do tych przepisów i zasad powinien być zapewniony wszystkim pracownikom, aby mogli oni świadomie podejmować pracę zgodnie z zakresem ich obowiązków i praw. W ten sposób, pracodawca nie tylko przestrzega przepisów prawnych, ale również tworzy kulturę szacunku i równości w miejscu pracy.

Podsumowanie

Dzięki systemowi do zarządzania informacjami o pracownikach, jakim jest HRnest, zyskujesz narzędzie umożliwiające pełną kontrolę i przejrzystość procesów w Twojej firmie. System ten pozwala na łatwe filtrowanie i aktualizowanie danych, minimalizując ryzyko błędów i niepotrzebnych kosztów. Co więcej, zapewnia bezpieczeństwo na wypadek kontroli urzędowych, umożliwiając łatwy dostęp do aktualnych i kompletnych informacji o pracownikach.

Z HRnest nigdy nie przegapisz ważnych terminów, takich jak konieczność odnowienia badań lekarskich pracowników, uprawnień czy szkoleń BHP. System umożliwia także skuteczne planowanie pracy zespołu poprzez przejrzyste grafiki, co sprzyja lepszej organizacji i efektywności.

Transparentność procesów w firmie, jaką zapewnia HRnest, stanowi kluczowy element w budowaniu zdrowych relacji między pracownikami a pracodawcą. Eliminuje to niedomówienia i potencjalne konflikty, tworząc harmonijne i sprawnie funkcjonujące środowisko pracy. System ten zapewnia, że zarówno pracodawcy, jak i pracownicy, mają jasny obraz swoich obowiązków, praw i oczekiwań, co przekłada się na lepszą komunikację i ogólną satysfakcję z pracy.

Najczęściej zadawane pytania: