Close
Szukaj
Close this search box.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – zamień metodę tradycyjną na sprawny system online

prawidłowy obieg dokumentów w firmie

W dzisiejszych czasach firmy stawiają coraz większy nacisk na efektywność i sprawną organizację pracy. Jednym z kluczowych aspektów, który może wpłynąć na poprawę funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa jest elektroniczny proces obiegu dokumentów w firmie. 

Dlaczego warto zainwestować w cyfryzację dokumentów? Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie elektronicznego przepływu informacji? Przedstawiamy odpowiedzi na te pytania w naszym artykule.

Elektroniczny vs. tradycyjny obieg dokumentów

Dokumentacja stanowi integralną część działalności każdej firmy, niezależnie od jej rozmiaru czy branży. Zarządzanie dokumentami może jednak okazać się wyzwaniem, szczególnie w tradycyjnym, papierowym środowisku. Tradycyjny obieg dokumentów polega na fizycznym przemieszczaniu papierowych dokumentów między działami i pracownikami. Wnioski w takiej formie mogą łatwiej ulec zniszczeniu, zawieruszyć się bądź nie dotrzeć do odpowiedniego pracownika na czas.

Przechowywanie, organizacja, a także przepływ dokumentów w formie papierowej wymaga nie tylko miejsca, ale także czasu i nakładów finansowych. Dodatkowo archiwum przechowywane fizycznie utrudnia odnajdywanie potrzebnych pism. 

W dzisiejszych czasach, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, wiele z tych problemów można wyeliminować. W jaki sposób?

Zalety elektronicznej dokumentacji

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na przechowywanie i zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej. Wszystkie dokumenty są dostępne w jednym miejscu, co znacznie ułatwia ich odnalezienie. Już nie trzeba przeszukiwać biura bez papieru w poszukiwaniu potrzebnej faktury, umowy czy wniosku. Wystarczy kilka kliknięć, by dotrzeć do potrzebnych danych.

W HRnest wszystkie pliki przechowywane są w bezpiecznej, spełniającej najwyższe wymogi bezpieczeństwa elektronicznej chmurze. Oprogramowanie spełnia najwyższe wymogi Unii Europejskiej dotyczące bezpieczeństwa związanego z zbieraniem, zarządzaniem oraz przechowywaniem danych wrażliwych. 

Ponadto, elektroniczny obieg dokumentów eliminuje ryzyko zagubienia ważnej dokumentacji. Każdy dokument trafia do systemu, gdzie jest odpowiednio zarchiwizowany i udostępniany tylko osobom upoważnionym. Dzięki temu procesy biznesowe stają się bardziej sprawne i efektywne.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów może wydawać się skomplikowane, ale zyski, jakie przynosi, są tego warte. Przede wszystkim pozwala usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie: między pracownikami, managerami, działami HR a szefem. W systemie możesz odwzorować obieg dokumentu, który funkcjonuje w Twoim przedsiębiorstwie. 

Wystawianie wniosków, archiwizacja danych oraz tworzenie na ich podstawie raportów zostaje zautomatyzowane. Dokumenty są bezpieczne oraz zawsze dostępne pod ręką. Dział księgowości zyska również na prostym przenoszeniu niezbędnych danych do systemów K-P. Wszystkie te czynności związane z tworzeniem, porządkowaniem, filtrowaniem czy archiwizowaniem danych zostają skrócone do minimum.

Procedura zakupienia oraz wprowadzenia narzędzia nie wymaga szkolenia żadnego z pracowników. System jest bardzo intuicyjny i możliwy w obsłudze z każdego miejsca. Wystarczy do tego jakiekolwiek urządzenie z dostępem do Internetu. Rejestracja konta w naszym systemie trwa dosłownie chwilę, a przeniesienie danych za pomocą przygotowanych szablonów Excel jest bardzo proste.

HRnest- cyfrowy system do zarządzania dokumentacją

Systemy HR online to rozbudowane narzędzia, które posiadają także wiele dodatkowych funkcji, m.in: elektroniczne wnioski urlopowe, rejestrowanie czasu pracy online, zarządzanie oraz rozliczanie delegacji czy cyfrowe kartoteki pracowników. Wszystko to znajdziesz w jednej, przejrzystej i prostej w obsłudze aplikacji. 

Automatyzacja działań związanych dokumentacją obejmuje także automatyczne powiadomienia, aktualizowane na bieżąco kalendarze oraz raporty, a także błyskawiczny eksport danych do programów K-P. 

Sprawny obieg informacji oraz dokumentów w organizacji zależy przede wszystkim od struktury Twojego przedsiębiorstwa. HRnest posiada wiele dostępnych rozwiązań, które możesz dopasować do potrzeb swojej firmy. W aplikacji z konta Działu Kadr należy nadać uprawnienia i wybrać odpowiadający firmie system ubiegu dokumentów, które przedstawiają się następująco:

Pracownik -> Przełożony

Schemat obiegu dokumentu 1

Obieg najchętniej wybierany przez małe przedsiębiorstwa. Dokument wystawiony przez pracownika trafia bezpośrednio do przełożonego – po zatwierdzeniu lub odrzuceniu kończy swoją drogę w systemie. Chociaż Dział Kadr nie akceptuje wniosków, ma możliwość wglądu w dokumenty.

Pracownik -> Przełożony -> Dział Kadr

Schemat obiegu dokumentu 2

Jest to najczęściej stosowany system w średniej wielkości przedsiębiorstwach. W tym obiegu wniosek wystawiony przez pracownika trafia do zatwierdzenia przez przełożonego, skąd kierowany jest do akceptacji przez Dział Kadr. W ten sposób wszyscy zainteresowani zostają powiadomieni o planowanych nieobecnościach.

Pracownik -> Przełożony -> Dyrektor -> Dział Kadr

Schemat obiegu dokumentu 3

W większych firmach, zwłaszcza w przedsiębiorstwach pracujących zmianowo czy takich, w których ważna jest płynność pracy, stosuje się bardziej skomplikowane drogi wniosków urlopowych. W tym przypadku wniosek wystawiony przez pracownika trafia do zatwierdzenia przez przełożonego, kierowany jest do akceptacji przez dyrektora. Po jego akceptacji trafia do zatwierdzenia przez Dział Kadr. Dzięki temu cała pion w strukturze firmy jest poinformowany o planowanej nieobecności.

Pracownik -> Przełożony -> Kierownik -> Dyrektor -> Dział Kadr

Schemat obiegu dokumentu 4

Typ obiegu dokumentu stosowany w dużych firmach o bardzo rozbudowanej strukturze. Wniosek wystawiony przez pracownika trafia najpierw tradycyjnie do przełożonego, ale musi potem zostać zaakceptowany także przez kierownika wyższego szczebla oraz dyrektora. Dopiero po przejściu tej drogi trafia do zatwierdzenia przez Dział Kadr.

Podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko nowoczesne rozwiązanie, ale również konieczność w erze cyfrowej transformacji. Zarządzanie dokumentacją w formie papierowej jest kosztowe i czasochłonne. Dlatego wiele firm decyduje się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, co w szybkim tempie przynosi wymierne korzyści. 

W przedsiębiorstwie dzięki aplikacji zyskuje każdy. Pracownikowi ułatwia oraz skraca proces wnioskowania, a także minimalizuje stresy związane z proszeniem o urlop czy wnioskowaniem o dodatkowe atrybuty takie jak sprzęt czy odzież. Osobom odpowiedzialnym ułatwia rozpatrzenie, archiwizowanie oraz monitorowanie wystawionych wniosków. Dział Kadr zyskuje przede wszystkim dzięki gotowym raportom i zestawieniom, a także prostym eksportom do programów K-P. 

Szef przedsiębiorstwa, dzięki odpowiednim modelom zarządzania pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze, a także nerwy związane z zarządzaniem firmową dokumentacją. Dzięki aplikacjom HR firma może przechowywać dokumenty w jednym miejscu. Również za pomocą logowania się online może korzystać z systemu z każdego miejsca na świecie, co w dobie pracy zdalnej oraz hybrydowej jest ogromnym benefitem.

Jeśli Twoja firma nadal korzysta z tradycyjnego obiegu dokumentów, warto zastanowić się nad wprowadzeniem nowoczesnych rozwiązań. Nie pozostawaj w tyle i rozważ zyski, jakie przyniesie cyfrowa dokumentacja w Twojej firmie.

Najczęściej zadawane pytania:

Elektroniczny obieg dokumentów przynosi wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu, eliminacja ryzyka zagubienia ważnych dokumentów, możliwość efektywnego zarządzania dokumentacją, oraz poprawa ogólnej sprawności procesów biznesowych. To również sposób na zmniejszenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów w formie papierowej.

Nowoczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentów oferują wiele funkcjonalności, takich jak cyfrowa archiwizacja, możliwość przeszukiwania dokumentów, śledzenie historii zmian, oraz integracje z innymi narzędziami biznesowymi. Dzięki nim, firmy mogą dostosować system do swoich indywidualnych potrzeb.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie zazwyczaj składa się z kilku kroków. Pierwszym etapem jest ocena potrzeb firmy oraz wybór odpowiedniego rozwiązania. Następnie następuje adaptacja systemu i przeprowadzenie okresu testowego. Po pozytywnym zakończeniu testów, firma informuje pracowników o wdrożeniu systemu i przeprowadza szkolenia. Ostatecznym krokiem jest pełne wdrożenie i monitorowanie procesów.