Close

Praktyczne rozwiązania dla kadr w dobie pracy zdalnej

Jeszcze do niedawna praca zdalna nie miała wielu zwolenników wśród pracodawców. Według Pulsu HR przed pandemią trochę ponad połowa firm na świecie umożliwiała pracownikom pracę zdalną, jednak z najnowszych badań Gartnera oraz firmy VMware wynika, że tak naprawdę tylko 5% pracowników korzystało z takiej możliwości. Prawdopodobnie wynikało to z przekonania, że praca zdalna nie jest wystarczająco efektywna. Ostatnie tygodnie jednak sprawiły, że firmy z dnia na dzień musiały przystosować się do nowej sytuacji.

W sieci, jak grzyby po deszczu, pojawiają się publikacje dotyczące tego jak skutecznie pracować z domu, jak efektywnie zarządzać zespołem czy też zestawień przydatnych narzędzi do pracy zdalnej. Należy jednak przede wszystkim zwrócić uwagę, że firmy i jej pracownicy nie mają teraz czasu na szukanie i testowanie nowych rozwiązań – wszyscy w głównej mierze skupiają się teraz na tym, by przetrwać ten trudny dla nas czas. Dlatego w HRnest przede wszystkim chcemy pomóc Ci go zaoszczędzić.

Praca zdalna

Poniżej przygotowaliśmy krótkie zestawienie przydatnych w pracy zdalnej funkcjonalności, które oferują nasze moduły. Wierzymy, że w ten sposób rozwiążemy, choć część Twoich problemów i będziemy mogli pomóc Tobie i Twoim pracownikom.

Technologia w służbie organizacji

Zacznijmy od tego, że działamy w chmurze, więc wystarczy, że zalogujesz się na stronie. To dość duża zaleta, bo pracownicy nie będą musieli ściągać żadnego oprogramowania. Ci, którzy nie mają komputerów służbowych, będą mogli to zrobić swobodnie z każdego innego dowolnego urządzenia jak tablet, telefon – jedyny wymóg to dostęp do internetu. A wszystko to z zapewnieniem bezpieczeństwa danych.

Zmiany w planach urlopowych

Jednym z najczęściej wystawianych dokumentów kadrowych w firmie jest wniosek urlopowy. W obecnej dobie niestety bardziej popularne stało się anulowanie urlopów i modyfikacja planów urlopowych. Zdecydowanie łatwiej będzie zarządzać urlopami, mając je wszystkie w jednym miejscu, a nie wertując segregatory z wnioskami papierowymi. Natomiast z myślą o pracownikach, którzy musieli udać się na kwarantannę lub zaopiekować się dzieckiem stworzyliśmy nowe typy wniosków urlopowych. Niezależnie jednak, czy to będzie wniosek dotyczący urlopu na żądanie, kwarantanny, zasiłku opiekuńczego, czy też zgłoszenia L4, pracownik będzie mógł to zrobić z domu, online.

Organizacja czasu pracy

Praca zdalna wymaga odpowiednich narzędzi, żeby móc weryfikować aktywność pracowników. Możemy założyć, że część pracodawców podejdzie elastycznie do wyznaczonych godzin pracy (chociażby ze względu na obowiązki związane z obecnością dzieci w domu) i zdecyduje się dać większą swobodę swoim pracownikom w zarządzaniu swoim czasem. Wówczas przyda się moduł Czas pracy, który z powodzeniem może zastąpić papierowe listy obecności. Dzięki ewidencji czasu pracodawca może nie tylko sprawdzić, czy pracownicy przestrzegają przepisów czasu pracy, ale i wyliczyć przysługujący im urlop i wynagrodzenie. Dodatkowym udogodnieniem jest sekcja Projekty, która pozwoli zarządzać czasem poświęconym na poszczególne zadania.

Pracuj z domu

Powrót z delegacji

Część pracowników nowa sytuacja zastała w trakcie zagranicznych podróży służbowych. Praktycznie z dnia na dzień dowiedzieli się, że wrócą do zupełnie innego świata, a swoje biurko i kolegów z pracy zobaczą najwcześniej za dwa tygodnie, bo po powrocie czeka ich obowiązkowa 14-dniowa kwarantanna. Niezależnie od tego, czy była to podróż zagraniczna, czy też krajowa, tyle samo czasu pracownik ma na rozliczenie delegacji. Tu z pomocą przychodzi moduł Delegacje, który umożliwia nie tylko wystawienie wstecz polecenia wyjazdu służbowego, ale też pozwala na samodzielne rozliczenie delegacji przez pracownika. Wystarczą skany rachunków i faktur, by system sam przeliczył wartości diet i ryczałtów należnych pracownikowi, również w przypadku obcej waluty.

Porządek w dokumentach

Aktualna sytuacja może spowodować spore zamieszanie w firmie. Żeby praca zdalna była efektywna, należy w miarę możliwości zapewnić pracownikom odpowiednie narzędzia jak komputery i telefony służbowe, czy słuchawki i kamerki do telekonferencji, o dostępie do internetu nie wspominając. Na pewno pomoże w tym sekcja Zasoby w module Kartoteka, która umożliwia tworzenie zestawienia narzędzi, które można przypisać do konkretnego pracownika. Na pewno w przyszłości, kiedy pracownicy wrócą do normalnego trybu pracy, łatwiej będzie rozliczyć oddany sprzęt bądź też zlokalizować potrzebne akcesoria. Kartoteka to też porządek w terminach. Sytuacja jest nadzwyczajna, ale w dalszym ciągu należy pamiętać o pilnowaniu aktualności umów, badań lekarskich i szkoleń BHP. Czytelny elektroniczny kalendarz powinien ułatwić to zadanie. Ten moduł to też wygodny sposób komunikacji na linii Pracodawca – Pracownik. Dział kadr lub przełożony może w nim zamieścić wszelkie dokumenty, czy informacje przydatne podczas pracy zdalnej (jak chociażby zalecenia dotyczące ochrony zdrowia, czy też porady jak zorganizować sobie pracę na home office), pracownicy zaś mogą składać wnioski dotyczące spraw pracowniczych.

Rozwiązania dla kadr w dobie pracy zdalnej

Ten czas to ogromny sprawdzian dla firm. Praca zdalna, która dotychczas była traktowana jako rodzaj benefitu, z dnia na dzień stała się jedynym sposobem na przetrwanie. Zdalne zarządzanie zespołem to ogromne wyzwanie, które wymaga sprawnej organizacji na wielu poziomach. Nie mamy oczywiście odpowiedzi na wszystkie problemy, ale wierzymy, że chociaż w jakimś stopniu będziemy mogli wzmocnić Twoją organizację w tych niezwykle trudnych warunkach. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz się do nas zwrócić, telefonicznie (+48 572 581 991, 514 521 492), mailowo lub przez czat na stronie.

Dużo zdrowia!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Ta strona korzysta z ciasteczek.