Oddelegowanie pracownika nie jest tym samym co delegacja (podróż służbowa). Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się czym oba terminy się różnią. Poznaj zasady ich działania oraz jak przeprowadzać je zgodnie z przepisami prawa.
W dalszej części tekstu odpowiemy na pytania takiej jak:
- Czym jest oddelegowanie pracownika?
- Czym różni się od delegacji?
- Kiedy pracownik może odmówić oddelegowania?
Czym jest oddelegowanie pracownika?
Oddelegowanie pracownika polega na skierowaniu pracownika do pracy na innych warunkach niż opisuje jego umowa. Może odbywać się ono w ramach jednego przedsiębiorstwa jak i w ramach współpracy między firmami. Istnieją 4 możliwości oddelegowania pracownika:
- do innego miejsca pracy
- do innego działu
- na inne stanowisko pracy
- do pracy w innej firmie
Oddelegowanie – co należy zmienić w umowie?
Oddelegowanie może ulec zmianie wraz z modyfikacją warunków. Umowa o pracę, która dotychczas obowiązywała pracownika, może zmienić się w trzech punktach: tego dotyczącego miejsca wykonywania pracy, danego stanowiska i wysokość wynagrodzenia.
Zgodnie z Art 42 § 4 kp, jeśli pracownik nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków uważa się, że wyraził na nie zgodę. Jeśli kwalifikacje oraz wynagrodzenie pracownika nie ulegają zmianie, a okres oddelegowania nie przekracza 3 miesięcy, pracodawca nie ma obowiązku wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy i płacy.
Oznacza to, że dział bądź miejsce pracy, zgodnie z potrzebami pracodawcy, może ulec zmianie bez jakiejkolwiek edycji umowy.
Warunki, świadczenia i zgoda pracownika
Art 42 § 4 kodeksu pracy zawiera konkretne przepisy, zgodnie z którymi odbywa się przeniesienie pracownika. Wysyłanie pracownika do spełniania innych obowiązków może trwać maksymalnie 3 miesiące jednego roku kalendarzowego. Można ten czas pracy podzielić na części ze względu np. na nieprzewidziane choroby pracownika.
Pracownik w trakcie oddelegowania wykonuje często pracę inną niż ta określona w umowie zatrudnienia. Zadania służbowe muszą jednak odpowiadać jego kwalifikacjom i kompetencjom.
Pracownik może zostać oddelegowany do innego miasta bądź działu, co zmieni jego stałe miejsce pracy. Wymaga to edycji danych w dokumencie zatrudnienia pracownika.
Oddelegowanie za granicę – jaka jest różnica?
Jeśli oddelegowanie ma miejsce za granicę, pracodawca musi zapewnić pracownikowi minimalne warunki pracy, jakie obowiązują w danym państwie. W zakresie tych praw znajdziemy m.in. urlopy, wynagrodzenie czy bezpieczeństwo. Ponieważ każdy kraj ma nieco inne przepisy, na pracodawcy spoczywa obowiązek ustalenia nowych praw i obowiązków oddelegowanego pracownika.
Nie zmieniają się za to warunki ubezpieczenia – jeśli pracownik jest wysyłany za granicę na krócej niż 24 miesiące i nie zastępuje innego oddelegowanego pracownika, nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Pracodawca nie jest zobowiązany do opłacania kosztów podróży i noclegów oddelegowanego pracownika.
Czy pracownik może odmówić?
Gdy oddelegowanie pracownika trwa dłużej niż 3 miesiące lub praca nie odpowiada jego kwalifikacjom, to obie strony muszą wspólnie spisać porozumienie. Zgodnie z dokumentem wynagrodzenie pracownika może ulec zmianie zależnie od warunków. Jeśli obowiązki pracownika przewyższają dotychczasowe zadania powinno przysługiwać mu wyższe wynagrodzenie.
Oddelegowanie pracownika – czym różni się od delegacji?
Delegacja to podróż służbowa poza miejsce wykonywania pracy. Różni się ona od oddelegowania pracownika przede wszystkim wystawionym Poleceniem Wyjazdu Służbowego (PWS). Podróż służbowa ma miejsce, kiedy pracodawca wysyła pracownika do pracy w miejscu innym, niż zostało wskazane w jego umowie o pracę. Często ta czasowa zmiana miejsca pracy wiąże się także ze zmianą zakresu obowiązków. Nowe zadania muszą jednak odpowiadać kwalifikacjom pracownika, a wynagrodzenie w okresie delegacji nie może zostać obniżone.
Delegacja może oznaczać wysłanie pracownika za granicę, ale także do innego miasta. Pokryciem kosztów związanych z podróżą zajmuje się pracodawca. Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z:
- dietą
- dojazdami
- noclegami
- innymi kosztami, np. bilety na targi, parking
- zaliczkami
Pracownik może ubiegać się o zaliczkę lub rozliczyć się po powrocie do siedziby firmy, na podstawie faktur i rachunków.
W razie ewentualnego leczenia za granicą pracownik może skorzystać ze świadczeń zdrowotnych, gwarantowanych w ramach Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Rozliczenie odbywa się na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, jakie pracownik otrzymuje przed wyjazdem.
Jak odróżnić podróż służbową od oddelegowania?
Jak widać, różnice między delegacją a oddelegowaniem wynikają głównie z kroków, jakie podejmie pracodawca. Pozostałe rozbieżności są raczej płynne i często trudno określić, do którego pojęcia jest danej sytuacji bliżej. Podróż służbowa powinna być sytuacją wyjątkową, która nie zmienia warunków wykonywania pracy, a oddelegowanie – stałą zmianą warunków pracy.
Podsumowanie
Oddelegowanie pracownika polega na przeniesieniu go do innego działu, miasta czy firmy. Może stanowić także nakłonienie pracownika do wykonywania innej pracy – aczkolwiek obowiązki nie mogą przewyższać jego kwalifikacji. W takiej sytuacji zmienić się musi również wynagrodzenie, a wraz z nim umowa.
Oddelegowanie pracownika do pracy nie może przekraczać okresu 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Jest to ważne narzędzie dla pracodawców, ale musi być przeprowadzone z poszanowaniem praw pracownika i przepisów prawa pracy.
Nie jest to także tym samym co podróż służbowa pracownika. Delegowanie pracownika odbywa się na podstawie wystawionego dokumentu PWS – Polecenia Wyjazdu Służbowego. Pracodawca w tym wypadku jest również odpowiedzialny za pokrycie wszystkich kosztów związanych z podróżą służbową.
Aplikacja HRnest to system HR online, który pomoże Ci zarządzać wszystkimi sprawami pracowniczymi. Dzięki prostej funkcji projekty, możliwości rejestrowania adresu przy czasu pracy, a także obiegu dokumentów online, możesz z łatwością przeprowadzić proces oddelegowania pracownika. Już teraz możesz ułatwić ten proces w swojej firmie i przetestować system przez 30 dni za darmo! Nie musisz podpinać karty ani podawać żadnych poufnych danych.
