Każda firma inaczej organizuje obieg dokumentów, nie dziwi więc, że przy obiegu wniosków urlopowych, których formy pracodawca nie określa w prawie pracy, różnic w sposobach zarządzania dokumentami pojawia się bardzo dużo. W większych firmach często ten proces napotyka na różne przeszkody, które go spowalniają czy niepotrzebnie komplikują jego przebieg. Często dział HR jest przytłoczony ilością dokumentów do przetworzenia.
Przedstawiamy kilka sugestii co zrobić, aby poprawić stan rzeczy w każdej firmie!
1. Powiadomienie przełożonego, że ma oczekujący wniosek do zaakceptowania
Najlepiej – automatyczne powiadomienie. W systemie HRnest w momencie złożenia wniosku urlopowego przełożony natychmiast otrzymuje maila z informacją o nowym wniosku w systemie, nazwiskiem pracownika i preferowaną datą urlopu oraz linkiem kierującym do wniosku w systemie elektronicznym. To znacznie przyśpiesza zatwierdzanie dokumentu – wystarczy tylko zaakceptować go jednym kliknięciem w systemie. Pracownik będzie krócej czekał na odpowiedź, a przełożony nie zapomni o konieczności podpisania wniosku.
2. Informowanie pracownika o wykorzystanym urlopie i statusie nowego wniosku
Pracownik, który długo czeka na odpowiedź w sprawie urlopu – co często zdarza się zwłaszcza przy kilkustopniowym procesie akceptacji – stresuje się, ciągle dopytuje dział HR czy przełożonego o swój wniosek i wszyscy spędzają nad nim niepotrzebnie dużo czasu. W aplikacji do urlopów HRnest pracownik może na bieżąco kontrolować status swojego wniosku, a dzięki temu, że cały proces trwa dużo krócej niż w standardowym obiegu papierowych dokumentów, odpowiedź uzyskuje szybciej. Dodatkowo nasza aplikacja umożliwia pracownikowi sprawdzanie dni urlopu, jakie pozostały mu do wykorzystania, co ułatwia planowanie pracy.
3. Wyznaczanie zastępstw osób zatwierdzających wnioski
Pracownik nagle potrzebuje urlopu, a przełożony jest chory. Co w takiej sytuacji z jego wnioskiem? Najlepiej przygotować się na taką sytuację wcześniej i wyznaczyć osobę, która może zatwierdzać wnioski w zastępstwie niedostępnego przełożonego. W aplikacji HRnest możesz ustawić zastępstwo dla każdego kierownika – w razie jego nieobecności system od razu skieruje wniosek do zastępcy.
4. Wybór obiegu dokumentu w firmie
Pracownik – przełożony czy pracownik – przełożony – dział kadr? Przemyśl organizację obiegu dokumentów w Twojej firmie. W systemie HRnest masz do wyboru aż cztery różne drogi dokumentu – sam decydujesz, która najlepiej sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie.
5. Informowanie pracowników, kto jest dziś na urlopie
Dużą wygodą dla pracowników jest jawna informacja o niedostępnych osobach danego dnia. To poprawia organizację pracy, bo każdy wie, do kogo może się dziś zwracać ze swoimi sprawami. Po zalogowaniu do systemu HRnest wszyscy pracownicy widzą zgłoszone nieobecności.
Wszystkie te usprawnienia mogą być wprowadzane na różne sposoby. Niezależnie od tego, czy decydujesz się na elektroniczne wnioski urlopowe z HRnest, czy też wolisz tradycyjny obieg dokumentów, te propozycje znacznie ułatwią pracę Tobie i Twoim podwładnym.
Chcesz przetestować HRnest za darmo? Kliknij tutaj!
